Zo durf jij jouw eerste event te organiseren

Heb jij de wens om een live workshop, training, netwerkborrel of ander evenement op te zetten? Begin je er alleen niet aan omdat je onzeker bent of omdat je het spannend vindt? Dan hoop ik je met dit artikel over de streep te trekken om tóch aan de slag te gaan!

Al sinds de start van mijn bedrijf (een jaar geleden) wil ik een live event organiseren. Ik wil op een mooie locatie voor de groep staan en samen doorbraken meemaken. Ik heb het lang uitgesteld, omdat ik niet durfde. Met gepaste trots kan ik delen dat mijn eerste event (op het moment van schrijven) morgen gaat plaatsvinden! Ik vind dit een mooi moment om mijn learnings tot nu toe op een rijtje te zetten.

Mijn learnings tot nu toe

Begin met een idee

Het heeft bijna een jaar geduurd voordat ik mijn live event écht durfde te organiseren. Onder andere omdat ik niet wist waar ik moest beginnen. Ik weet nu dat je geen compleet programma hoeft te hebben voordat je jouw event wereldkundig maakt. Post-It’s zijn fijn voor structuur, maar helderheid en nieuw ideeën komen van sparren met anderen. Dus begin met een idee en laat het concept ontstaan terwijl je eraan werkt.

Maak het klein

Een evenement organiseren terwijl het niet je core business is, kan overweldigend zijn. Ik dacht dat mijn droom-evenement te vinden was in de catering. Een toplocatie, aankleding, mooi aantal mensen, een goodiebag, huisstijl en opbrengst. Eindeloos op Pinterest scrollen is leuk, maar het kan ervoor zorgen dat je wegdrijft van de kern.

Het heeft mij enorm geholpen om het klein te houden. Hierdoor heb ik een stevige fundering waarop ik kan verder bouwen als dit eerste evenement bevalt.

Identificeer barrières

Het kan best spannend zijn om je angst recht in de ogen aan te kijken, maar het helpt! Door erachter te komen waarom je het eng vindt om een live evenement te organiseren, kun je de barrières wegnemen.

Mijn grootste barrières zijn:

• Bang dat ik niet uitverkoop;
• Bang dat ik niet de gewenste impact maak;
• Onzeker over de exacte inhoud en uitkomst voor de deelnemer;
• Onzeker omdat ik geen marketingmateriaal heb.

Mijn oplossing:

Een gratis pilot evenement. Zo haal ik alle druk eraf om impact te maken, gelikte marketing toe te passen en geef ik mezelf de ruimte om te experimenteren. De pilot is een investering in mijzelf en mijn bedrijf.

Bepaal het succes

We hebben geen invloed op de manier waarop het evenement wordt opgepakt door de deelnemers. Het succes meet ik dus niet aan de uitkomst, maar aan dingen waarop ik direct invloed heb.

Voor mij is het evenement een succes als:

• Ik er – binnen het budget en de gestelde tijd – alles aan heb gedaan om mensen met trots welkom te heten.
• Ik met aandacht een dagprogramma heb samengesteld, waar mijn beste Balans en Impact lessen in zitten.
• Er na het evenement representatieve foto’s zijn gemaakt die ik kan inzetten voor eventuele toekomstige evenementen.
• Het evenement op audio is opgenomen, zodat ik alles kan terugluisteren om te reflecteren en verbeteren voor toekomstige evenementen.
• Ik helder heb wat de impact op de bezoekers is en wat zij eruit hebben gehaald.

Start!

Laat het niet-weten geen reden zijn om niet te beginnen. Begin met jouw idee, prik een datum, identificeer eventuele barrières, bepaal het succes, maak het klein en start!

Inmiddels heb ik mijn eerste evenement achter de rug en kijk ik terug op een zeer geslaagde dag. Binnenkort volgt een blog met de lessen die ik heb geleerd van mijn eerste workshop.

Organiseer jij binnenkort een event of ga jij binnenkort naar een event dat je onder de aandacht wilt brengen bij andere babes? Is het event interessant voor andere vrouwelijke ondernemers? Deel het dan in de Business Babes community in de maandelijkse EVENTS topic.