In deze 10 stappen verkoop jij je event uit

In deze 10 stappen verkoop jij je event uit

évHet is niet zomaar dat de evenementen als paddenstoelen uit de grond schieten. De girlboss netwerkevents, self care retreats en female workations zijn online in grote getalen te vinden. De grote marketeers hebben het over ‘écht verbinden’ en ‘waardecreatie’ als ze praten over deze groeiende trend. Daarom hebben evenementen de potentie om veel meer impact te maken op jouw doelgroep dan webinars of online trainingen.

 

Is een event organiseren de uitkomst van iedere ondernemer?

Zo lijkt het organiseren van een evenement de uitkomst voor elke ondernemer, niet? Toch blijkt de realiteit iets minder rooskleurig. Misschien komt het idee om een evenement te hosten wel bij de meeste ondernemers naar boven. Het dan ook nog daadwerkelijk organiseren is andere koek.

 Hoe zie jij de organisatie van een evenement? Is het iets waar je direct energie van krijgt en voelt de organisatie als iets lichts? Of zakt de moed je al in de schoenen als je bedenkt wat er op je to-do lijst komt te staan?

Waarom een event organiseren niet zo makkelijk lijkt

Een evenement organiseren kent 2 grote nadelen:

  1.       Het is best wel wat werk. Even een ‘evenementje’ organiseren is er niet bij, hoe klein het event ook is. Die grote berg met werk aangaan vergt op momenten best wat moed en doorzettingsvermogen.
  2.       De angst om voor een lege zaal te komen staan. Groter kan de afwijzing niet zijn toch? Ik heb niemand in mijn praktijk gehad die deze angst helemaal niet ervaarde.

 In dit monsterartikel help ik je om in 10 stappen deze nadelen te vergeten en je op die volle zaal te focussen.

 

Stap 1: Wees nieuwsgierig en CREËER concrete input

Waar je voor wil waken, is dat je een idee hebt, gelijk op locatiescout gaat en een programma gaat vaststellen. Waar is het programma op gebaseerd? Je mist dan de hele conceptfase. Alsof je een nieuw gerecht gaat uitproberen, zonder naar het recept te kijken. Zie jij jezelf al last minute de snackbar bellen om een bezorging door te geven?

 Neem de tijd om eens om je heen te kijken, bijvoorbeeld naar je concurrenten. Welke evenementen organiseren zij die lijken op het event dat jij wilt organiseren? Of bestaan er al vergelijkbare concepten in een hele andere markt? En de belangrijkste vraag: Waar willen je klanten mee geholpen worden?

 Dit geeft je allemaal een hoop informatie die je meeneemt naar de volgende stap.

Stap 2: Laat je idee shinen

 Nu is het tijd om je idee te finetunen en er een concept van te maken. Begin met een brainstorm, het liefst zo out-of-the-box mogelijk. Hoe je dat doet? Kom bijvoorbeeld met minimaal 50 ideeën voor je concept, ga associatief denken of beschrijf je droomevent.

Koppel je brainstorm aan je input bij stap 1. Zie jij een rode draad? Kan jij zien welke dingen juist wel of niet kunnen werken?

 Aan de hand van deze analyse kom je tot een concreet concept waarin je ook duidelijk hebt wat je USP is en wie je doelgroep is. Met misschien wel een indicatief programma, voorbeeld locatie en optionele sprekers.

 

Stap 3: CREËER een beleving

Zorg dat jouw doelgroep emotioneel geraakt wordt door je evenement. Waarom dit zo belangrijk is? 95% van de keuzes die wij maken komen uit ons onbewuste brein. En deze wordt het meest beïnvloed door emoties.

 Ik zie een evenement daarom ook als een film, met een introductie en een aftiteling. Vanaf het moment dat jij je evenement bekend maakt tot het moment dat je bezoekers een bedankje in hun inbox krijgen. Jij bent de regisseur van de film. Welk verhaal wil je vertellen met je event? 

 Beleving helpt je ook om de verbinding aan te gaan met je bezoekers en een vertrouwensband op te bouwen. Zo creëer je supporters die het event weer voor jou promoten. Ik vertel je bij stap 7 waarom dit zo belangrijk is.

 

Stap 4: Test je concept

Als het goed is, heb je een tof concept bedacht waar jij als ondernemer energie van krijgt om het te organiseren. Krijgt je doelgroep er net zoveel energie van? Dit kan je gewoon testen.

 Maak bijvoorbeeld een poll aan in de BusinessBabes facebookgroep. Of deel in je Instastories dat je dit idee hebt en vraag naar reacties. Of kijk eens of mensen hun e-mailadres willen achterlaten om hier meer informatie over te ontvangen, zoals Ellen van Business Babes heeft gedaan. Of vraag of je hier mensen over mag interviewen… Er zijn mogelijkheden zat! Durf jij deze uitdaging aan te gaan?

 Wie weet krijg je door 1 van bovenstaande acties te doen, nog meer input om je concept te finetunen.

 

Stap 5: scout eindelijk die locatie

Staat jouw concept als een huis? Dan is het tijd om de locatie te scouten en je programma eindelijk vast te leggen. En uiteraard alles wat erbij hoort. Zoals sprekers, catering, goodiebag, inrichting, aankleding en natuurlijk je inhoudelijke programma.

 Wil je een handige checklist zodat je niets vergeet? Hij is te downloaden onderaan mijn eerste blogartikel.

 

Stap 6: bepaal je Marketingstrategie

Bepaal ondertussen gelijk ook even je marketingstrategie. Hier zijn hele boeken over geschreven en het is moeilijk om in een paar zinnen samen te vatten hoe je dit goed kunt doen. Maar hoe doe jij je eigen marketing? Borduur daar op voort! Dit werkt namelijk al voor jou en bij je doelgroep.

 Enkele tips die echt bij de marketing van evenementen goed van pas komen:

        Eventmarketing gaat echt over herhalen, herhalen en herhalen.

        Je hebt meerdere fases in je marketing. Denk aan; aankondiging, early-bird fase, reguliere tickets, last minute deals, etc. Bepaal de verschillende touchpoints en wat je de doelgroep op die momenten aanbiedt.

        Zet je event gelijk sterk neer. Dus maak gelijk een grote naam bekend of lanceer het in een IGlive met een winactie.

        Reviews over je events werken altijd goed!

        Promoot je event in webinars, IG live of andere manieren van ‘live’ contact.

        Onderzoek of je event PR waarde heeft en je terecht kan bij blogs of kranten.

 

Stap 7: Mond-tot-mond reclame is all you need

Oke, niet helemaal waar. Toch krijgen de meeste events op deze manier wel hun meeste bezoekers. Waarom dit zo goed werkt? Het voelt betrouwbaarder als je een positieve review leest dan wanneer je de organisator vol lof hoort praten. Bovendien krijgen mensen die nog niet een kaartje voor jouw evenement hebben gekocht een beetje last van FOMO (Fear Of Missing Out).

 Je kan dit stimuleren door enkele kaarten weg te geven aan influencers, een winactie te houden of wellicht een ludieke deelcampagne.

 

Stap 8: werk met partners

Ondanks dat jij het event organiseert, kan het heel slim zijn om met partners samen te werken. Je creëert dan namelijk een win-win-win situatie. Goed voor jou, je partner én je bezoekers. 

 Met welke partners kan jij een win-win-win situatie creëren? Denk bijvoorbeeld aan een spreker, goodiebagpartners of een locatiepartner. Ook je kleding kan worden gesponsord door bijvoorbeeld een (web)winkel. Of misschien wil je wel entertainment hebben die zo af en toe het podium pakt, zodat jij een glas water kan drinken.

 

Stap 9: Mindset is key

Misschien had deze ook wel als eerste genoemd moeten worden. Gedurende het gehele proces, is je mindset namelijk echt belangrijk. Toch komen de meeste organisatoren dit pas later tegen. Evenementen kunnen soms namelijk een stressvolle rollercoaster zijn. Het vraagt best wel wat weerbaarheid van je om hier mee om te gaan.

Een aantal tips:  Ga er vanuit dat je event niet binnen een week is uitverkocht. Heb een lange adem en focus je op de waarde die je levert. Begin klein, dus liever eerst insteken op 20 personen en wegens succes een locatie voor 50 personen zoeken in plaats van andersom. En als laatst, heb vertrouwen. Als jij de voorgaande stappen allemaal hebt gevolgd, gaat het goed komen. Of je nu voor 10 of 50 man staat.

 

Stap 10: Ontwikkel je eigen succesformule

Stap 10: Ontwikkel je eigen succesformule

Een evenement moet groeien. Stel je daarop in bij de eerste editie.  Natuurlijk heb jij een x aantal mensen in de zaal nodig om aan je event te verdienen of überhaupt quitte te draaien. Dat is vaak uitproberen, kijken wat werkt en niet werkt.

 Er bestaat namelijk niet één succesformule voor evenementen. Dat is, net als bij je eigen onderneming, voor elke ondernemer anders. Gebruik daarom sowieso de eerste editie voornamelijk om je concept te testen, data te verkrijgen, te voelen hoe het is om op het podium te staan en je eerste testimonials op te bouwen.

 

En zo kan jij in 10 stappen shinen op het podium van je eigen event. Succes!

 

Agnes Verschuren

Agnes Verschuren

Een workshop of evenement organiseren is niet niks. Wil jij dit graag, maar durf je niet die eerste stappen te zetten? Of ben je al bezig met de organisatie, maar heb je moeite om je tickets te verkopen?

Als eventmanager werkte ik voor grote corporates en heb ik alles voorbij zien komen. Van kleine high-end events tot festivals met ruim 13.000 bezoekers. Ik genoot hiervan totdat ik erachter kwam dat ik meer mission-driven wou werken. Daarom volgende ik een coachingsopleiding, waardoor ik erachter kwam waar mijn hart harder van ging kloppen. Als eventcoach help ik ondernemers unieke belevingen neer te zetten zodat zij kunnen shinen op het podium van hun eigen event.