Naast de vraag bij welke bank je een zakelijke rekening moet openen, is de vraag welk boekhoudsysteem je het beste kunt gebruiken ook een #frequentlyaskesbusinessbabequestion. Ik stelde de vraag in februari 2019 in de Facebookgroep van Business Babes, een community met ruim 4.000 ondernemende vrouwen. Daaruit bleek dat het meest genoemde boekhoudsysteem wat andere business babes gebruiken Moneybird is.

Bron: Business Babes NL, 15 februari 2019. Origineel bericht (alleen te zien voor leden).

 

Waarom gebruik maken van een boekhoudsysteem?

Opvallend is dat 20% van de stemmers op de poll (februari 2019) aangaf geen boekhoudsysteem te gebruiken. Hieronder noem ik een paar redenen waarom ik je wel aanraad om een boekhoudsysteem te gebruiken:

 

Het scheelt je veel tijd

Je hoeft niet meer te zwoegen op je sjabloon in Word om het perfect te krijgen of het handmatig bijhouden van je in- en verkoop in Excel. Met veel boekhoudsystemen kun je eenmalig een sjabloon maken en jouw veel verkochte van producten/diensten toevoegen. Op deze manier heb je binnen een paar klikken een factuur of offerte verstuurd. Niet alleen bij verkoopfacturen ben je hierdoor minder tijd kwijt, maar ook bij inkoopfacturen doordat je ze makkelijk kunt inboeken via een foto of direct het pdf bestand toe te voegen.


inkoopFacturen ‘inlezen’ en documenten inscannen

Zo kan bijvoorbeeld Moneybird jouw facturen “inlezen” en details zoals leverancier, bedrag, factuurdatum etc. automatisch voor je invullen. Vervolgens hoef jij het alleen maar na te lopen en op te slaan. Verschillende boekhoudsystemen hebben ook apps waarmee je bonnen of facturen meteen kan inscannen. Ontvang je alles digitaal? Dan kun je het meteen uploaden vanaf je computer naar jouw boekhoudsysteem. Ik raad je trouwens wel aan om een back-up van die documenten op te slaan in DropBox, Google Drive of een andere cloudserveraanbieder.

 

Het komt professioneler over

Doordat jij kan werken met de sjablonen van een boekhoudsysteem, zien jouw offertes en facturen er altijd hetzelfde uit. Je hebt hierdoor dus altijd offertes en facturen die bij jouw huisstijl aansluiten. Dit komt professioneel over op jouw (potentiële) klanten. Bovendien maak je geen rekenfouten, doordat jouw boekhoudsysteem alles voor je uitrekent. Daarnaast kun je bij de meeste boekhoudsystemen ook online je offertes laten ondertekenen en je algemene voorwaarden automatisch mee sturen.

 

Wat zijn veelgenoemde boekhoudsystemen?

  • Moneybird: Van de ruim 190 stemmers, gebruikt maar liefst 44% Moneybird. Moneybird is een fijne tool waarbij je makkelijk facturen en offertes kunt maken en versturen en je inkoopfacturen in kunt verwerken. Verder rolt er zo een BTW-aangifte kant-en-klaar uit die je zo kan overnemen, mits je alles goed invult. Veel boekhouders voor zzp’ers zijn ook bekend met Moneybird. Je kunt hen toegang geven aan jouw account. Heb je nog geen boekhouder? Dan kun je via Moneybird een Moneybird expert bij jou in de buurt vinden. Dat is natuurlijk ontzettend handig!

  • Jortt: het verschil met Moneybird is dat je hierbij meteen een overzicht hebt als je bent ingelogd. Hierdoor kun je direct de stand van zaken bekijken.Daarnaast worden de boekingen op een andere manier weergegeven.

  • MoneyMonk: MoneyMonk is na Moneybird een veelgenoemd systeem. Verschil tussen beide systemen is vooral dat je in Moneymonk ook je urenregistratie en kilometerregistratie kan registreren. Zo heb je alles bij elkaar in één systeem.
  • E-boekhouden.nl: E-boekhouden is vooral bekend bij webshophouders, omdat je hier direct ook je voorraad in kunt bijhouden. Daarnaast kun je ook je uren registreren in dit boekhoudsysteem. E-boekhouden is de eerste 15 maanden gratis.

Wil je een boekhoudsysteem gratis uitproberen?

De keuze van het boekhoudsysteem hangt dus veelal af van welke functies je wilt gebruiken. MoneyMonk en Jortt bieden gratis een proefperiode van 30 dagen aan om het boekhoudsysteem uit te proberen. Bij e-boekhouden.nl zijn zelfs de eerste 15 maanden gratis voor starters. Maak dus zeker gebruik van deze aanbiedingen om te kijken welk systeem jij het fijnste vindt werken! Moneybird heeft normaal gesproken een proefperiode van 60 dagen, maar als je je aanmeldt via deze speciale link via Business Babes, kun je Moneybird niet 60 maar 120 dagen gratis uitproberen!

 

Ellen Huizenga

Ellen Huizenga

Online ondernemer (2015) en Founder van Business Babes (2017). Branding & Content Strateeg. Leert jou ontdekken hoe je jouw doelgroep op een authentieke manier kunt bereiken op een manier die voor jou werkt, door middel van persoonlijk advies & coaching.

Woont in Italië aan het Gardameer samen met haar vriend en twee katten sinds december 2018, om meer te genieten van haar vrije tijd en meer vrijheid te ervaren.

Fotograaf: Sylvia Coppens