Beste administratie apps en tools volgens Business Babes

In deze blog deel ik de beste systemen voor ondernemers. Een complete blog met alle favorieten van Business Babes op het gebied van boekhoudsystemen, een zakelijke rekening, urenregistratie apps, kilometerregistratie apps, services voor het opslaan van documenten en project/planning tools. Met deze apps en tools kun je jouw administratie net wat makkelijker maken en scheelt het je ook een hele hoop tijd maar ook gedoe! 

1. Boekhoudsysteem 

De meest favoriete boekhouding tool van Business Babes is Moneybird! In een eerder blogartikel legden we het verschil uit tussen verschillende boekhoudsystemen en vergeleken we ze met elkaar voor jou. Ik raad je het gebruik van een boekhoudsysteem echt aan! Het eerste jaar deed ik het nog met een Excel sheet alleen is deze vaak gevoelig voor het maken van fouten voor bijvoorbeeld bij je omzetbelasting. Een voordeel van een boekhoudsysteem is dat je ook direct offertes en facturen kunt opmaken binnen 4 klikken.

Het opzetten en instellen van een boekhoudsysteem kost even wat tijd in het begin maar het gaat je zeker tijd opleveren daarna! Veel dingen zoals het versturen van facturen maar ook het boeken van inkoopfacturen kun je namelijk automatiseren. Daarnaast is Moneybird perfect om je administratie te automatiseren: je kunt automatisch inkoopfacturen inlezen en doorsturen via een speciaal e-mail adres, je kunt je webshop koppelen aan Moneybird voor jouw (online) producten om facturen aan te maken en versturen en betalingen te koppelen.

De meeste boekhoudprogramma’s bieden een gratis proefperiode en variëren daarna in kosten van €20 – €30 per maand. Het gemak, de professionaliteit en het foutloos versturen van facturen is het die 2 of 3 tientjes sowieso waard! 

Standaard kun je Moneybird 2 maanden gratis proberen, maar via deze link van Business Babes zelfs 4 maanden gratis!

2.  Zakelijke bankrekening

 Knab is de meest gebruikte bank onder Business Babes voor een zakelijke rekening vanwege de lage kosten. Voor slechts €5,- per maand kun je onbeperkt betaalrekeningen openen, spaarrekeningen openen en zijn er meerdere koppelingen te leggen met veelgenoemde boekhoudsystemen. De online bankieren app is makkelijk in gebruik en de eerste 1000 transacties zijn gratis.

Je kunt ook overwegen om een zakelijke rekening te nemen bij de bank waar je privé ook zit; dit scheelt vaak verwerkingstijd van je overboekingen. Bepaal voor jezelf wat je belangrijk vind: kosten, gemak of bijvoorbeeld duurzaamheid? Duurzame opties zijn bijvoorbeeld: Triodos en ASN. Een andere volledige online bank zoals Knab is bijvoorbeeld Bunq die ook heel veel innoveert op het gebied van online functies & gemak.

Kortom: bekijk de opties, functies (zoals een koppeling met je boekhoudsysteem), vergelijk en maak een keuze op wat het beste bij jou past!

3. Urenregistratie

Voor de zelfstandigenaftrek is het belangrijk om je uren te registreren binnen jouw administratie. Allereerst voor jezelf zodat je weet of je aan het urencriterium voldoet, maar ook voor een eventuele controle. Naast het urencriterium vind ik het voor mezelf ook fijn om bij te houden hoeveel tijd ik aan een taak kwijt ben, maar ook waar m’n tijd naartoe gaat. Doe het dus niet alleen voor de Belastingdienst, maar ook voor jezelf!

Veelgenoemde (gratis) apps of tools voor het registreren van jouw uren: 

• Toggl Track
• Gekko Uren
• TimeChimp
• Zit als functie in het boekhoudpakket MoneyMonk en ook in Moneybird.
• Excel sheet

Toggl is het meest genoemd vanwege de gratis optie. In de gratis app kun je je uren registreren, projecten aanmaken en deze verdelen onder klanten. Als je een abonnement neemt kun je ook aangeven welke uren declarabel zijn en welke niet en krijg je meer opties voor wat betreft opmaak voor rapporten. Zeker interessant als je met een team werkt of inzicht wilt in de verhouding declarabele/niet-declarabel uren.

4. Kilometerregistratie

 Mocht je privé een auto hebben gekocht, maar wel soms gebruikt voor zakelijke ritjes, kun je gebruik maken van kilometervergoeding. De kilometervergoeding (€0,19 per kilometer) wordt in mindering gebracht van de Inkomstenbelasting (winst bij een eenmanszaak). 

Je kunt jouw kilometers op verschillende manieren registreren: 

• Excel sheet: noteer de datum, startpunt, eindpunt, kilometers, de klant en bereken de vergoeding.
• App Ritmeter
• ULU of DriveGuide: apparaat in je auto om direct je kilometers mee te registreren
• ANWB Connector: €25 voor het kastje + jaarlijks bedrag. Werkt het zelfde als ULU of DriveGuide.
• App Routereg

5. Opslaan van documenten

 Ik kan je van harte aanraden om documenten zoals inkoopfacturen en verkoopfacturen, contracten of andere documenten op te slaan op een digitale cloud service. Denk bijvoorbeeld aan:

• Dropbox
• Google Drive
• OneDrive 

• Box
• TransIP Stack 

• Alternatief op cloudservice: Externe harde schijf

Met een cloudservice, heb je altijd en overal toegang tot jouw documenten en kun je ze sorteren op jaar/kwartaal om ze makkelijk terug te vinden. Ook goed om te weten: download elk jaar jouw bankafschriften en bewaar deze. Handig voor je Inkomstenbelasting maar ook mocht je ooit bij een controle nog iets terug moeten zoeken. 

De kosten voor online cloud services verschillen, Google Drive is bijvoorbeeld gratis, maar wil je uitbreiden dan kun je meer storage erbij nemen. Dropbox is gratis tot 2GB, daarna betaald (vanaf €10 per maand), maar wel mijn persoonlijke favoriet. Een combinatie van meerdere services kan ook. Gebruik de een voor thuis en on the go, gebruik de ander om met klanten te delen of als back-up. Kies vooral de service die jij fijn vind om te gebruiken!

6. Project management of planning tool

Een project management tool is zeker een aanrader als je met meerdere mensen werkt aan een project, je klanten wilt informeren hoe ver je bent in een project (bv. als website bouwer of bij lange termijn samenwerkingen) of voor jezelf om planningen in te maken.

• Asana
• Trello
• Monday
• Basecamp
• ClickUp
• Microsoft 365: je kunt apps aan elkaar koppelen of gebruik maken van Planner of Teams binnen Microsoft 365.
• Notion

Voor deze tools geldt vooral: bekijk ze, probeer ze uit en kijk welke interface, functies en design jou het meeste aanspreekt. Bij een tool voor projecten, to do’s of planningen gaat het er vooral om dat je een tool kiest die voor jou makkelijk werkt en welke voor jou vol te houden is om te gebruiken.

Mijn persoonlijke favoriet is Trello. Ik maak hier mijn content kalenders in, communiceer hiermee met het Business Babes Team over de Blog en de status van (gast)blogs, plan grotere projecten zoals Events enzovoorts. Bij Trello vind je ook gratis templates/sjablonen van voorbeelden van borden, waar je inspiratie uit kunt halen hoe je Trello kunt gebruiken en je kunt ze meteen overnemen. Bij de andere tools zijn er ook zulke voorbeelden zodat je inspiratie krijgt hoe je zulke tools kunt gebruiken. 

Kortom: bekijk de lijstjes, selecteer een aantal apps of tools en probeer ze uit om op basis daarvan jouw persoonlijke favoriet uit te kiezen!

 * Sommige links in dit artikel verwijzen naar affiliate links. Dat houdt in dat Business Babes een kleine bijdrage krijgt (bijv. in geld, tegboedbonnen of in ruil voor de service die geleverd wordt) wanneer jij een aankoop doet via de affiliate link. De prijs is voor jou gewoon hetzelfde. Voor het beschikbaar stellen van deze lijst en deze informatie wordt Business Babes gecompenseerd. Daarmee steun je Business Babes en kunnen wij waardevolle content blijven maken!